Perte de temps au travail : comment remplacer les réunions?

Vous pensez que les réunions sont une perte de temps au travail ?

Eh bien, vous n’avez peut-être pas tort !

De nos jours, la communication au travail peut prendre plusieurs formes.

Voici les plus courantes :

  • Une réunion en face à face
  • Une réunion virtuelle
  • Un e-mail
  • Un espace de discussion en ligne

Si chacune de ces formes de communication a ses avantages, selon ce que vous souhaitez partager, chacune a aussi ses inconvénients.

Infographie représentant le résultat d’une étude TechSmith au sujet de la communication au travail.

D’après notre étude, la majorité des employés estime que les communications de leur entreprise n’envoient pas un message clair et que les responsables ne communiquent pas de la façon la plus bénéfique pour les employés. Ceci peut avoir un impact sur la productivité, la motivation des employés, et même l’exécution de leur travail.

À qui la faute ? À de (trop) nombreuses réunions.

Comment les réunions perturbent-elles votre travail ?

Il ne faut pas en déduire que les réunions sont forcément mauvaises ou peu productives. Parfois, une réunion en face à face est la meilleure forme de communication au travail. S’asseoir autour d’une table, discuter de ses idées et prendre des décisions fonctionne parfaitement dans un certain nombre de situations.

Malheureusement, parce que cela marche parfois, de nombreuses entreprises ont tendance à avoir recours aux réunions TOUT le temps.

Cette approche n’est pas toujours possible. Même avec des réunions virtuelles, il est parfois difficile de trouver un moment qui convient à tous, à cause du décalage horaire ou d’emplois du temps chargés par exemple.

Parfois, programmer une réunion peut même prendre plus de temps que la réunion en soi !

Ces réunions présentent d’autres défis, moins évidents que la perte de temps au travail, par exemple :

  • Il arrive que tout le monde parle en même temps.
  • Les personnes discrètes ne s’expriment pas toujours.
  • Certaines personnes font plusieurs choses en même temps ou ne s’intéressent pas à la réunion.
  • Il est fréquent d’entendre : « Désolé, je dois rejoindre une autre réunion. »

Combien de fois avez-vous déjà assisté à une réunion où deux ou trois personnes monopolisaient le temps de parole ? Et où le reste des participants tentait tant bien que mal de se faire entendre ?

Selon la personnalité, intervenir dans une discussion pour s’exprimer n’est pas simple, surtout dans un groupe ou quand des responsables sont présents.

Certaines personnes ont aussi besoin de plus de temps pour digérer les informations avant de proposer des idées ou des contre-arguments.

Par ailleurs, il n’est pas rare qu’au moins une personne jette un œil à son téléphone ou continue à travailler pendant la réunion.

Peut-être parce qu’il ou elle n’a pas réellement besoin d’y participer ? Ou parce qu’une petite partie de la réunion seulement l’intéresse ? Dans les deux cas, il s’agit sans doute d’une perte de temps au travail, ou en tout cas d’un usage peu efficace de leur temps de travail.

Paradoxalement, un autre inconvénient des réunions a lieu quand celles-ci se passent très bien. Est-ce qu’il vous est déjà arrivé de devoir mettre fin à un échange captivant parce qu’il était l’heure de partir ?

Même si 10 ou 20 minutes de plus auraient suffi, les participants ont d’autres engagements et vous n’avez d’autre choix que de poursuivre cette discussion plus tard.

Entre essayer, encore une fois, de s’adapter à l’emploi du temps de chacun et remettre tout le monde dans le bain, il est pratiquement impossible de retrouver le même enthousiasme. Et, qui sait, de grandes idées ont peut-être été perdues entre temps !

Perte de temps au travail : comment y remédier avec la vidéo

Malgré tous ces inconvénients, la plupart des entreprises continuent à programmer des réunions inutiles.

Il peut en être autrement. Vous et votre équipe pouvez facilement remplacer ces réunions par une communication vidéo, et améliorer l’efficacité de vos réunions futures avec des vidéos.

Vous augmenterez la motivation des employés et la productivité — et éviterez une grande perte de temps au travail. La recherche le confirme. En effet, nous avons constaté que 48 % des employés pensent que la vidéo est la forme de communication la plus engageante.

Infographie dévoilant le résultat d’une étude TechSmith sur les formes de communication les plus engageantes pour les employés.

Mais les vidéos, c’est dur à faire non ?

Vous êtes sans doute en train de vous dire que, si vous n’avez jamais réalisé de vidéo, apprendre à le faire ne résoudra pas votre problème d’efficacité dans les réunions. C’est une réaction tout à fait normale. Il est fréquent de penser que :

  • Une vidéo doit avoir l’air parfaite pour être efficace.
  • Créer une vidéo demande beaucoup de temps.
  • Il sera difficile de garder trace d’une vidéo et de la mettre à jour sur la durée.
  • La préparation d’une vidéo — script, storyboard, etc. — est considérable.

Si, dans certains cas, les affirmations ci-dessus sont vraies, pour la plupart des communications au travail, vous n’avez pas besoin de plus de préparation pour une vidéo que pour une réunion.

Le logiciel Snagit est un outil tout-en-un qui vous permet de facilement capturer ou enregistrer votre écran, et d’apporter de petites modifications à votre vidéo.

De plus, Snagit vous offre un moyen simple d’enregistrer votre voix et votre écran (ou votre webcam) en même temps. Ainsi, créer des vidéos d’information au rendu professionnel ne vous fait pas perdre de temps au travail.

Et, rappelez-vous que vous n’êtes pas en train de réaliser le prochain blockbuster d’Hollywood ! Ces vidéos sont généralement destinées à un petit groupe de personnes et ont une durée de vie relativement courte. Elles n’ont pas besoin d’être parfaites.

Souvent, il suffit d’ouvrir une présentation ou un tableur, et de parler tout en enregistrant votre écran. Si vous faites une erreur, ne vous arrêtez pas ; vous pourrez facilement supprimer ce passage à la fin.

7 avantages des discussions vidéo

Chez TechSmith, nous utilisons les discussions vidéo de plus en plus pour des points sur l’avancement d’un projet, des résultats d’études ou des propositions de stratégie, et nous avons constaté les 7 avantages suivants :

1. Tout le monde peut s’exprimer

Avoir une discussion à partir d’une vidéo permet aux personnes les plus réservées de s’exprimer avec davantage de facilité. Elles n’ont pas à intervenir dans une discussion pour se faire entendre et peuvent laisser des commentaires à leur guise.

2. Tout le monde peut visionner le contenu, peu importe leur emploi du temps et où ils se trouvent

Plus besoin de se précipiter pour réserver une salle de réunion ou de s’arracher les cheveux pour trouver un créneau horaire qui convient à tous les participants. La communication par vidéo permet à chacun d’avoir accès à l’information quand cela les arrange.

Et personne ne se sent mal préparé à l’approche d’une réunion à cause d’un emploi du temps trop chargé.

3. Cela laisse plus de temps pour digérer le contenu avant d’y réagir

Lors d’une réunion, il est parfois difficile de formuler un retour immédiat. Vous avez peut-être besoin de temps pour assimiler l’information et même y revenir avant d’exprimer votre opinion. Le format asynchrone répond à ce problème !

4. La conversation est archivée dans un seul endroit

Est-ce que vous aimeriez, parfois, remonter le temps et avoir accès à un enregistrement de tout ce qui a été dit lors d’une réunion ? Si vous optez pour la vidéo, l’information sera accessible plus longtemps et plus facilement.

5. Tout le monde vient préparé à la réunion

Si vous décidez de prévoir une réunion malgré tout, suite à la vidéo, elle permet d’offrir le temps et les informations nécessaires à tous les participants. Ils ont donc toutes les clés en main en s’y rendant.

6. La vidéo peut améliorer l’efficacité des réunions (si elles sont encore nécessaires)

Quand les participants ont déjà pu consulter une vidéo complète, il est plus facile de tirer profit du temps passé en réunion. Plus de perte de temps au travail : il n’est pas nécessaire par exemple de partager des statistiques pour la première fois pendant la réunion. Si celle-ci est encore nécessaire après la communication par vidéo !

7. Une vidéo peut parfois remplacer une réunion entière

Si une vidéo peut transmettre toute l’information nécessaire, autant qu’une réunion en personne, alors pourquoi se rencontrer ? Le format vidéo peut permettre d’éviter une perte de temps au travail et d’augmenter la productivité.

Infographie résumant les 7 avantages de la communication par vidéo.

La vidéo suivante est disponible uniquement en anglais :

En résumé

Les réunions peu utiles peuvent avoir un impact sur la productivité et le moral des employés. Les e-mails et autres formes de communication présentent eux aussi un ensemble de défis.

Cependant, la vidéo offre une alternative de choix à la traditionnelle réunion et répond à l’un des problèmes de perte de temps au travail.

Gagnez du temps en remplaçant les réunions par des vidéos

Snagit permet de capturer et d’enregistrer votre écran, et de partager une information facilement avec vos collègues.

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Questions fréquemment posées

Comment la vidéo et d’autres formes de communication asynchrone peuvent-elles aider mon équipe ?

La communication asynchrone offre plus de souplesse et aide les membres de l’équipe à organiser leur temps de façon optimale. De plus, ceux-ci peuvent facilement relire ou revisionner un contenu, autant de fois qu’ils le souhaitent, afin de mieux assimiler une information.

Dois-je posséder des compétences d’expert pour créer des vidéos au travail ?

Pas du tout ! Le logiciel Snagit permet de faire des enregistrements d’écran et de petites modifications facilement, sans expérience nécessaire. Pour un montage vidéo plus avancé, nous vous conseillons d’opter pour le logiciel Camtasia.

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