Si pour vous, une réunion est synonyme de discussions interminables, de hors-sujet et de multitâche — comme dans nombre d’entreprises atteintes de réunionite — consultez ce petit guide !
Vous y découvrirez les 7 règles incontournables pour une réunion efficace et quelques idées et méthodes originales pour rendre ces rencontres plus productives, mais aussi plus captivantes.
Pourquoi organiser une réunion ?
Une réunion désigne l’« action de réunir des personnes en un lieu à une fin déterminée » (définition Larousse).
Et, en effet, l’une des premières règles d’une réunion efficace est d’avoir un objectif !
Comme :
- Le partage d’une information importante,
- La résolution d’un problème,
- La nécessité d’une prise de décision,
- Le suivi d’un projet,
- L’onboarding d’un ou de plusieurs collaborateurs,
- Le besoin de faire appel à l’intelligence collective (collaboration, brainstorming),
- L’envie d’un moment d’échange et de team-building.
Car les réunions sont de plus en plus nombreuses, sans être plus productives, il est important en tant qu’organisateur d’avoir un but précis à l’esprit.
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Les 7 règles d’une réunion efficace
Découvrez, ci-dessous, 7 (autres) règles d’or pour une réunion efficace !
Se poser les bonnes questions
Selon une étude de Barco et Circle Research, les cadres passeraient 27 jours dans l’année en réunion.
Et ce ne sont certainement pas les seuls dans un univers professionnel touché par le phénomène de réunionite !
L’une des premières clés pour programmer une réunion efficace est donc de savoir si celle-ci est nécessaire, en se posant les bonnes questions :
- Est-il obligatoire que les collaborateurs se rassemblent pour recevoir cette information ou prendre cette décision ?
- Puis-je remplacer cette réunion par l’utilisation d’un outil digital (vidéo, gestion de projet, etc.) ?
Envoyer la feuille de route à l’avance
Une feuille de route, ou un ordre du jour comporte les informations importantes (et réalistes) de cette rencontre — objectif, durée, ordre des sujets à aborder, prises de parole.
L’envoyer quelques jours à l’avance permet aux participants de comprendre pourquoi ils y assistent — et de se retirer s’ils le désirent —, mais aussi et surtout de se préparer.
C’est la clé pour une réunion plus efficace et qui peut aboutir sur des actions concrètes.
Limiter le nombre d’invités et leur laisser le choix
N’inviter que les personnes concernées est l’une des règles pour organiser une réunion efficace. C’est l’idéal pour créer un espace d’échange propice à la participation et à la collaboration.
Laisser le choix d’accepter ou non cette invitation permet également d’avoir une audience qui porte son entière attention sur le sujet de la réunion.
Attribuer des rôles
Pour une réunion plus efficace, donnez un rôle à chaque participant !
Par exemple :
- Gardien du temps,
- Animateur,
- Responsable des outils digitaux,
- Rédacteur du compte-rendu,
- Entre autres !
En plus d’assurer le bon déroulement de la réunion, cela permet d’impliquer davantage les personnes présentes.
Instaurer des règles de bonne conduite pour une réunion efficace
Pour que votre réunion soit efficace, vous devez instaurer des règles de bonne conduite claires.
Par exemple :
- Lever la main pour prendre la parole,
- Écouter activement et en respectant l’opinion de l’autre,
- Ne pas bavarder avec son voisin ou regarder ses e-mails.
Notre conseil : plus la réunion sera courte et plus vos participants seront préparés, moins les mauvais comportements seront fréquents.
Commencer à l’heure
La ponctualité est l’une des clés pour une réunion efficace, et voici quelques règles pour s’en assurer :
- Demander aux participants d’arriver 5 min en avance,
- Commencer à l’heure, même si tout le monde n’est pas présent,
- Trouver un moyen original d’inciter à la ponctualité — café et viennoiserie pour les premiers, cagnotte caritative (montant symbolique de préférence) pour les derniers !
Penser à l’après-réunion
En plus de terminer votre réunion par une conclusion claire, pensez à envoyer le compte-rendu dans les 24h suivantes. Ce document résume les sujets abordés et liste les prochaines étapes.
Notre astuce : enregistrer sa réunion avec un logiciel vidéo comme Camtasia permet de la mettre à disposition sur un espace de partage, aux côtés de ce rapport.
5 idées clés pour une réunion efficace et originale
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Jouer la carte de l’originalité incite à la créativité et permet de faire naître de belles initiatives !
Essayer une méthode de réunion originale
Il existe de nombreuses méthodes de réunion originales, que vous pouvez essayer afin de voir celle qui fonctionne le mieux avec votre équipe. Quelques idées :
- Réunion en marchant,
- Réunion debout,
- Réunion au café, au parc ou dans le cadre informel de votre choix,
- Réunion Pecha Kucha,
- Entre autres !
Adopter la réunion « portes ouvertes » ou optionnelle
Vos collaborateurs sont des adultes, alors considérez-les comme tels !
Ils sont les plus à même de savoir s’ils doivent être présents ou non. Vous pouvez donc adopter le concept de la réunion de travail optionnelle — vient qui veut — ou « portes ouvertes » — où les participants partent quand ils le souhaitent.
Inciter à venir sans son téléphone
Pour inciter vos collaborateurs à venir sans leur téléphone portable, vous pouvez laisser une boîte à l’entrée ou trouver une idée originale pour les convaincre.
En guise de remerciement, assurez-vous de suivre les règles listées ci-dessus pour une réunion efficace, qui ne fait perdre de temps à personne.
Faire un tour de table original
Un tour de table en début de réunion est parfait pour briser la glace.
Chacun peut partager son humeur du jour avec un dessin, ou décrire en un mot son attente quant à cette réunion.
Pour inspiration : jetez un œil à ces 5 ice-breaker de la plateforme Beekast
Intégrer une pause bien-être
Certaines réunions sont longues et on ne peut pas s’y soustraire. Une pause bien-être permettra aux participants de prendre soin de leur corps et de leur mental.
Par exemple :
- 2 minutes d’étirement debout,
- Quelques postures de yoga sur chaise,
- Une méditation (respiration, courte visualisation).
À l’animateur de trouver un exercice adapté à intégrer à cette réunion efficace !
Une réunion efficace avec la méthode TOP
La méthode TOP est un outil simple et clé pour une réunion efficace.
Il vous suffit de remplir les catégories suivantes :
- T, pour « thème » : notez le thème ou les sujets principaux de la réunion.
- O, pour « objectif » : quel est l’objectif de la réunion, ainsi que l’issue désirée ?
- P, pour « plan » : cette dernière lettre se réfère au détail du déroulement de la réunion.
Cet acronyme vous permettra donc de bien préparer votre réunion, une règle d’efficacité qui peut aussi être la base de votre ordre du jour. À vos stylos !
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