Comment bien organiser une réunion de travail ?

Organiser une réunion prend du temps, mais constitue une étape indispensable pour réussir cette rencontre avec vos collaborateurs.

Dans cet article, découvrez :

• Les moments clés de la préparation d’une réunion de travail,
• Son aspect pratique,
• Les rôles que l’on peut attribuer aux invités pour les impliquer davantage,
• La check-list de l’après-réunion.

En quelques mots : tout le nécessaire pour une réunion productive !

Comment organiser une réunion ?

Déterminer le « pourquoi » de la réunion

Pourquoi organiser cette réunion ? Pourquoi choisir une rencontre en ligne ou en présentiel avec vos collaborateurs plutôt qu’un e-mail ou qu’un outil de carte mentale par exemple ?

Répondre à ces questions vous permet non seulement de déterminer si cette réunion est indispensable, mais aussi de rendre son objectif plus clair — résolution d’un problème, prise de décision, session de brainstorming, etc.

Rédiger l’ordre du jour

L’ordre du jour, aussi appelé feuille de route ou agenda, est l’une des clés de la préparation de votre réunion de travail. Elle en constitue même la majeure partie.

Ce document comprend :

• Le but de la réunion,
• Sa date et la durée,
• Les sujets à aborder et le temps qui leur est imparti,
• Les rôles et interventions de chaque participant.

Pour vous aider : vous pouvez élaborer un template, à remplir à chaque nouvelle réunion !

S’occuper des détails logistiques

La rédaction de l’ordre du jour aura permis de déterminer la durée de la réunion. Vous devez maintenant décider d’une date et d’une heure adaptées.

Réservez également une salle de réunion ou un lieu à l’extérieur — ou pas, puisque de nos jours, on organise même des réunions en marchant ou dans le parc !

Réfléchir aux règles à instaurer

Prenez le temps de réfléchir à quelques règles de bonne conduite que vous partagerez avant la réunion.

Par exemple :

• Téléphones déconseillés ou interdits,
• Bonnes pratiques pour la prise de parole,
• Arriver 5 min avant le début,
• Etc.

Envoyer les invitations

Il ne vous reste plus qu’à envoyer les invitations — au moins 72h avant le jour J — et de demander aux collaborateurs de confirmer leur présence.

C’est important pour leur laisser leur temps de :

• Préparer leur contribution,
• Vous faire part de leurs suggestions,
• Accepter ou refuser l’invitation — un choix qui fait sens quand on sait qu’il n’est pas si rare de s’endormir en réunion !

Comprendre comment organiser une réunion efficace, c’est aussi modifier l’ordre du jour en fonction des réponses et envoyer un rappel aux participants.

Préparation d’une réunion de travail : faire une liste

Qu’on organise cette réunion en ligne ou en présentiel, il est important de penser à tout, pourquoi pas avec une liste. En voici une, ci-dessous, en guise d’exemple.

L’équipement et l’aspect pratique

• Choisir l’équipement en fonction du type de réunion (écran, projecteur, tablettes, etc.),
• Recharger ses appareils la veille,
• Opter pour un microphone pour une réunion organisée dans une grande salle,
• Penser l’agencement de la salle selon le format (tables en cercle pour une session de brainstorming avec des participants actifs par exemple),
• Arriver en avance pour tout vérifier,
• En fonction de l’heure et de la durée de la réunion, prévoir de l’eau, du café ou du thé, et des viennoiseries !

La conduite et l’animation de la réunion

• Alléger la présentation PowerPoint, qui doit rester un support pour votre discours,
• Utiliser les animations avec modération,
• S’entraîner et travailler sa gestuelle avant la réunion,
• Choisir les activités et les outils digitaux avec un but spécifique à l’esprit, pas seulement pour le divertissement,
• Penser à enregistrer votre réunion virtuelle avec un logiciel comme Snagit,
• Désigner une personne responsable de l’animation (optionnel) !

Pour aller plus loin : pourquoi ne pas adopter la méthode Pecha Kucha ? Il s’agit d’un « pitch » de 6 min 40 top chrono comprenant 20 diapositives de 20 secondes, pour une présentation rythmée et qui va à l’essentiel.

Vous aimerez aussi : comment faire une présentation PowerPoint attrayante

Attribuer des rôles aux participants

Après avoir choisi les participants, vous pouvez leur attribuer des rôles. C’est idéal pour engager votre audience, mais aussi pour faciliter la préparation de votre réunion de travail.

Le gardien du temps

Il rythme et encadre la réunion afin qu’elle commence et se termine à l’heure.

Pour cela, ce participant clé doit connaître les sujets à aborder à tel moment et en combien de temps, grâce à un ordre du jour précis.

L’animateur

Il observe les personnes présentes et pratique l’écoute active afin de s’assurer que tout le monde participe, de façon équitable et dans un climat bienveillant. Il donne la parole et organise les tours de table.

Puisqu’il doit prévoir des activités permettant de créer une bonne dynamique de groupe, il contribue également à la préparation de la réunion de travail.

Le pousse-décision

Il s’assure que les décisions, si elles doivent être prises pendant cette réunion, le seront !

Ce participant recentre la discussion sur le sujet principal, pose des questions pour arriver à des décisions et vérifie que celles-ci sont bien formulées.

Le scribe

Il prend des notes en vue de rédiger un compte-rendu succinct et compréhensible, élément indispensable d’une réunion bien organisée.

Le responsable des outils digitaux et de l’équipement

Il règle les problèmes techniques de manière discrète et efficace, pendant que l’organisateur continue sa présentation.

Pour aller plus loin : vous pouvez imaginer et inventer différents rôles à distribuer, en fonction de vos besoins et du profil de votre entreprise !

Comment organiser une réunion efficace : l’« après », aussi important que l’« avant »

Rédiger le compte-rendu

Si vous avez organisé votre réunion en suivant nos conseils, un participant s’est occupé de prendre des notes pour rédiger le compte-rendu !

Ce document inclut :

• Un rappel des objectifs de la réunion,
• Le lieu, la date et la durée de la rencontre,
• Les participants présents et leur rôle,
• Un résumé de ce qui a été dit ou des points importants,
• La conclusion et les décisions prises.

Le partager

Partagez le compte-rendu dans les 24h suivant la réunion avec les personnes présentes et les membres de votre équipe ou du département qui n’ont pas pu y assister – ou qui ne sont concernées que de loin par celle-ci.

Vous pouvez le mettre à disposition sur un espace en ligne afin qu’il soit consulté librement.

Établir un suivi

Il est important d’organiser un suivi de la réunion, notamment si des décisions ont été prises.

Vous pouvez en attribuer la responsabilité à un participant ou vous réunir à une date ultérieure – mais gare à la réunionite !

Évaluer l’organisation de sa réunion

Pour finir, il est intéressant de prendre quelques notes pour mieux comprendre comment organiser une réunion de manière efficace. Par exemple, avec une auto-évaluation qui souligne les points positifs et les points négatifs, les choses à garder et à ne plus faire.Demandez également l’avis de vos équipes, pourquoi pas grâce à un outil de sondage comme SurveyMonkey ?