La réunionite : comment éviter ce fléau ?

La réunionite comment éviter ce fléau ?

Avez-vous déjà entendu parler du phénomène de la réunionite ? Un problème répandu dans le monde professionnel et qu’on tarde souvent à remarquer ou à régler.

Apprenez-en plus sur la réunionite, ses conséquences sur la productivité et le bien-être de votre équipe, et découvrez quelques astuces pour l’éviter. Soit, en quelques mots, comment se passer des réunions inutiles et améliorer la qualité de celles qui le sont !

Réunionite : définition et chiffres

Selon le dictionnaire en ligne de La Langue Française, la réunionite est tout simplement la « manie des réunions ». Ce terme péjoratif se réfère en effet à l’habitude de planifier de trop nombreuses réunions, sans une grande préparation et sans objectif clair, qui mènent rarement à une issue productive.

Les Français passeraient en moyenne 4,5 h par semaine en réunion, selon une étude publiée en 2017 par OpinionWay. Cela représente plus de trois semaines lors d’une année entière.

Voilà l’un des signes d’une « réunionite aiguë » de grande ampleur, auquel vous pouvez toutefois échapper en adoptant de bonnes résolutions !

Dites adieu à la réunionite grâce à Camtasia !

Téléchargez la version d’essai gratuite de Camtasia pour créer votre vidéo : de l’enregistrement d’écran au montage, tout devient facile !

Essayez gratuitement

Qu’est-ce qui provoque la réunionite au sein d’une entreprise ?

Par définition, la réunionite désigne davantage un problème d’efficacité que de nombre.

En effet, certaines réunions, dans certaines situations, sont bénéfiques pour communiquer avec ses équipes. Elles doivent cependant être utiles et déboucher sur une prise de décision ou sur des actions concrètes.

Une réunionite aiguë peut provenir de réunions fréquentes qui sont :

  • Mal préparées : aucun ordre du jour, collaborateurs prévenus à la dernière minute, mauvaise prise en main d’un outil, etc.
  • Mal gérées : peu de rigueur quant à la prise de parole, attente des retardataires, hors sujets courants, etc.

Savoir si vos réunions sont productives ou non requiert de consacrer du temps à leur évaluation. Vous pouvez aussi demander l’avis de vos équipes par le biais d’un sondage.

Les effets d’une réunionite aiguë sur l’équipe

La réunionite peut provoquer une baisse de productivité.

Les effets de la réunionite sont nombreux :

  • Une perte de temps pour les collaborateurs qui font acte de présence,
  • Une baisse de productivité, car un grand nombre de réunions interrompt le travail de chaque individu et ralentit le rythme général,
  • Une baisse de motivation, car ces réunions inefficaces peuvent engendrer des frustrations et même du stress chez les collaborateurs, qui pensent ne pas être appréciés à leur juste valeur.

Si vous soupçonnez que votre entreprise a « attrapé » une réunionite aiguë, repensez votre façon de planifier et d’animer les réunions grâce aux conseils ci-dessous.

Dites adieu à la réunionite grâce à Camtasia !

Téléchargez la version d’essai gratuite de Camtasia pour créer votre vidéo : de l’enregistrement d’écran au montage, tout devient facile !

Essayez gratuitement

5 conseils pour éviter les réunionites

N’inviter que les personnes concernées

Si cela va de soi, ce n’est pas toujours le cas dans les entreprises ! Les cadres dirigeants, par exemple, passent une grande partie de leur semaine en réunion.

Certaines personnes, que le sujet impacte d’une manière ou d’une autre ou qui doivent être tenues au courant, ne participeront pas activement à la réunion — et la passeront même à faire autre chose.

Un compromis idéal est donc de n’inviter que les collaborateurs directement concernés — moins de 10 pour une réunion efficace — et d’envoyer un compte-rendu aux autres !

Notre astuce : pourquoi ne pas désigner un participant responsable de ce rapport ? Une bonne façon de le rendre acteur de la réunion.

Bien organiser et animer la réunion

Pour éviter de tomber dans le piège de la réunionite, on réfléchit bien à la finalité de la réunion et on l’organise à la minute près.

Bien organiser une réunion, c’est :

  • Avoir un objectif clair,
  • Établir un ordre du jour précis,
  • Prendre en compte le temps accordé aux questions en estimant la durée de la réunion,
  • Faire un compte-rendu de celle-ci et/ou l’enregistrer pour la partager.

Bien animer une réunion, c’est :

  • Commencer à l’heure par respect pour ceux qui le sont,
  • Donner la parole de façon égale si possible,
  • Tirer profit des outils digitaux interactifs à disposition.

Retrouvez d’autres astuces pratiques dans notre article dédié à l’animation de la réunion.

Donner l’occasion aux participants de se préparer

Prévenez les participants quelques jours à l’avance pour qu’ils fassent leurs devoirs !

Les collaborateurs connaissent le sujet de la réunion et ont rassemblé leurs idées ; ils peuvent échanger de manière plus efficace le jour J.

Vous avez ainsi plus de chance d’arriver à une prise de décisions, ce qui permet d’éviter de devoir planifier une nouvelle réunion — l’un des symptômes de la réunionite.

Adopter le concept de la réunion optionnelle

Éviter une réunionite, c’est aussi faire preuve de plus de modernité au sein de l’entreprise.

Offrir des espaces où tout le monde peut s’exprimer est indispensable pour une bonne communication interne et une meilleure cohésion d’équipe.

Néanmoins, il faut reconnaître que quand un collaborateur a une semaine particulièrement remplie ou doit avancer sur un projet spécifique, il ne peut pas toujours assister à ces réunions.

Faites confiance à vos collaborateurs et instaurez davantage de réunions optionnelles. Seules les personnes qui auront besoin de communiquer sur un problème rencontré ou une idée, et celles qui ont le temps pour aider ou écouter, seront présentes.

Utiliser un outil vidéo pour remplacer certaines réunions

Les premières questions à se poser pour éviter la réunionite sont : est-ce que cette réunion est utile ? Existe-t-il une alternative ?

Certaines réunions, même si elles sont courtes, n’ont pas lieu d’être et perturbent la concentration de vos collaborateurs en plein travail.

Avec un logiciel d’enregistrement d’écran et de montage facile à utiliser, vous pouvez partager une vidéo explicative ou en face caméra (2-3 minutes idéalement). Chacun la consulte quand il en a le temps et peut même la revoir si nécessaire.

Par exemple : une annonce sur un changement dans les locaux, l’introduction d’un nouvel outil RH, un feedback collectif !

3 idées d’outils pour éviter les réunions inutiles

Voici trois idées d’outils digitaux qui peuvent remplacer une réunion inutile ou contre-productive, et tenir votre entreprise éloignée du phénomène de la réunionite.

Camtasia

Camtasia est un logiciel qui permet d'éviter la réunionite.

Ce logiciel d’enregistrement d’écran et de montage vidéo est idéal pour s’adresser à vos collaborateurs sans avoir à organiser une réunion. Bon à savoir : l’outil de sondage est une fonctionnalité utile de Camtasia pour inciter les collaborateurs à partager leur opinion.

Mural

Mural est un logiciel qui permet d'éviter la réunionite.

Mural, application de tableau blanc dédiée à la collaboration, permet d’éviter ou de raccourcir de longues réunions de brainstorming. Chacun apporte ses idées à un projet, à son rythme.

Supermood

Supermood est un logiciel qui permet d'éviter la réunionite.

Supermood est intéressant pour intaller un système de feedback collaborateur et le partager avec l’ensemble de l’équipe sans perdre de temps.

Dites adieu à la réunionite grâce à Camtasia !

Téléchargez la version d’essai gratuite de Camtasia pour créer votre vidéo : de l’enregistrement d’écran au montage, tout devient facile !

Essayez gratuitement

Ryan Knott

TechSmith Marketing Content Specialist and manager of the TechSmith Blog. More than 25 years of communications and marketing experience. Geek. Science and sci-fi enthusiast. Guitar player. On a mission to pet all the dogs. He/him. A few things about me: 1) Mildly (or not-so-mildly) obsessed with the movie Alien, 2) two rescue pibbles (Biggie and Reo), and 3) friend of ducks everywhere. Ask me about my seven+ years as a roller derby coach.

S’abonner à la newsletter TechSmith

Comme plus de 200 000 personnes déjà, recevez chaque mois des astuces pratiques et des conseils d'expert grâce à la newsletter TechSmith

S’abonner