Comment rédiger une procédure de travail ?

Comment rédiger une procédure de travail.

En entreprise, dans une démarche qualité par exemple, une procédure a pour but de décrire la mise en œuvre d’une action ou d’un processus.

Dans cet article, découvrez tout ce qui est important pour rédiger une procédure de travail efficace :

  • La définition de ce terme au sein d’une organisation,
  • Le contenu, les critères et les formats d’un bon exemple de fiche de procédure,
  • Nos conseils pour la réussir,
  • Un outil indispensable pour l’améliorer.

Bonne rédaction !

Qu’est-ce qu’une procédure de travail ?

Différente d’un processus, une procédure de travail désigne une marche à suivre, une méthode. Celle-ci peut prendre la forme ou non d’un document, et explique la manière de réaliser une activité ou un processus, comme l’indique le texte de la norme ISO 9001:2015.

Les procédures ont donc pour objectif de guider une ou plusieurs personnes afin d’effectuer une action.

Néanmoins, si la procédure sert à mieux organiser le travail et à structurer les tâches dans une entreprise, cela ne signifie pas qu’il faut l’utiliser avec excès.

En effet, pour ne pas submerger ses collaborateurs d’information, il convient de réserver la rédaction des procédures de travail à des actions complexes, qui doivent se dérouler d’une façon précise (paiement d’un employé par exemple) ou qui méritent qu’on s’y intéresse particulièrement — changements, erreurs par le passé, etc.

Rédiger une procédure de travail : ce qu’il faut savoir

Les questions à se poser

Ce qu'il faut savoir pour rédiger une bonne procédure de travail.

Pour résumer, une procédure complète répond à la question « qui fait quoi quand » :

  • Qui ? La personne, le département ou le service (au singulier ou au pluriel) qui doit effectuer l’action ou le processus — soit la responsabilité de chacun.
  • Quoi ? L’étape ou les étapes à mettre en place, ainsi que les moyens, outils et ressources nécessaires à sa réalisation.
  • Quand ? La date limite, mais aussi la durée de chaque étape.

Elle peut également introduire le :

  • Comment ? Même si le détail des différentes étapes se rapporte davantage aux instructions de travail.
  • Pourquoi ? Quels sont les objectifs de cette procédure, le résultat final.

Il n’y a pas d’exemple type de fiche de procédure : le meilleur dépend de vous et de votre organisation ! Néanmoins, les points ci-dessus vous aideront à rédiger un document complet.

Les critères d’une bonne procédure de travail

Une procédure a pour but de simplifier l’action à effectuer, de motiver et de renforcer la collaboration entre les équipes.

Pour vous d’assurer de rédiger une bonne procédure de travail, gardez à l’esprit que celle-ci doit :

  • Être précise sans être trop rigoureuse — elle doit laisser la place au bon jugement de la personne concernée,
  • Aller à l’essentiel,
  • Faciliter la compréhension par son format clair et ses phrases courtes,
  • Inclure tout le nécessaire à la réalisation du processus,
  • Comprendre des éléments visuels adéquats.

En quelques mots, il faut donc savoir doser les informations pour guider les acteurs de la procédure sans pour autant les limiter dans leur champ d’action.

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4 exemples de fiches de procédure à adopter

Pour rédiger votre procédure de travail, vous pouvez choisir parmi différents modèles et formats :

  • Texte/liste à puce : il s’agit d’un format simple et concis, parfait pour un modèle de procédure étape par étape.
  • Tableau : permet de bien organiser les informations en indiquant toutes les données importantes, par exemple avec des colonnes « qui », « quoi » et « quand ».
  • Organigramme : structure la démarche à suivre et utilise des symboles pour simplifier et faciliter la compréhension.
  • Vidéo : une solution originale pour élaborer et partager vos procédures de travail ! Elle offre un format court et complet, et permet d’ajouter des commentaires oraux si nécessaire.

Pour vous aider, retrouvez deux exemples de fiches de procédure dans cet article.

Quel que soit le format choisi, il est important d’inclure des éléments visuels à vos procédures, par exemple :

  • Captures d’écran,
  • Croquis,
  • Schémas,
  • Infographies.

Faites preuve de créativité, mais gardez toujours à l’esprit que votre procédure doit rester simple et facilement partageable aux différentes équipes.

Nos conseils pour réussir votre modèle de procédure

Pour rédiger une procédure de travail et obtenir un modèle de procédure clair et complet, nous vous conseillons de :

  • Déterminer les objectifs de la procédure,
  • Vous renseigner auprès du ou des services responsables — observer, poser des questions, évaluer les difficultés — surtout si la procédure ne vous concerne pas directement,
  • Rassembler les informations essentielles et les structurer,
  • Faire contribuer différents acteurs,
  • Demander un avis externe avant de la partager,
  • Évaluer la procédure et la réviser si nécessaire pour la prochaine action,
  • Essayer les différents formats et exemples de fiches de procédure ci-dessus pour comprendre ceux qui fonctionnent le mieux pour votre entreprise.

Ces bonnes pratiques sont d’autant plus importantes si vous rédigez une procédure de travail pour une action que vous n’avez pas l’habitude d’effectuer ou qui concerne un autre département de l’entreprise.

N’hésitez pas à ajouter des annexes — documents, glossaires et commentaires —, pour donner toutes les clés nécessaires aux équipes chargées de mettre en œuvre la procédure.

Nous vous recommandons également de garder un historique des procédures de travail rédigées par vous et vos collaborateurs.

Mieux expliquer les procédures de travail avec l’outil Snagit

Il existe de nombreux logiciels pour faire des procédures, que nous vous présentons dans un article dédié de notre blog.

Snagit, outil de procédure de travail.

Snagit, logiciel de capture et d’enregistrement d’écran, peut vous aider à simplifier, clarifier et réussir vos procédures.

Avec cet outil, trois options s’offrent à vous :

  1. Ajouter des captures d’écran à côté de chaque étape, surtout si vous choisissez la liste ou le tableau comme modèle de procédure,
  2. Enregistrer votre écran en expliquant une procédure — avec une présentation PowerPoint ou Prezi par exemple,
  3. Créer une vidéo à partir de captures d’écran individuelles, comme des diapositives détaillant chaque étape ou plusieurs illustrations.

Choisir de créer une vidéo plutôt que de rédiger une procédure de travail peut vous aider à aller à l’essentiel et mieux capter l’attention des collaborateurs responsables de sa mise en œuvre.

Si vous n’avez pas l’habitude de monter des vidéos ou de réaliser des captures d’écran, vous pouvez d’abord télécharger la version d’essai gratuite du logiciel Snagit, d’une durée de 15 jours. C’est l’idéal, de plus, pour essayer ces différentes options et choisir celle qui vous convient.

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Ryan Knott

TechSmith Marketing Content Specialist and manager of the TechSmith Blog. More than 25 years of communications and marketing experience. Geek. Science and sci-fi enthusiast. Guitar player. On a mission to pet all the dogs. He/him. A few things about me: 1) Mildly (or not-so-mildly) obsessed with the movie Alien, 2) two rescue pibbles (Biggie and Reo), and 3) friend of ducks everywhere. Ask me about my seven+ years as a roller derby coach.

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