4 logiciels indispensables pour faire une procédure

4 logiciels indispensables pour faire une procédure.

Élaborer une procédure de travail complexe et l’expliquer à vos collaborateurs n’est pas toujours simple. Pour vous faciliter la tâche, munissez-vous :

  • D’une définition claire de ce terme,
  • D’un guide de rédaction complet,
  • De notre liste des meilleurs logiciels pour vos procédures de travail, à retrouver ci-dessous.

Ainsi que de quelques conseils pour la réussir et mettre toutes les chances de votre côté pour atteindre les résultats souhaités !

Qu’est-ce qu’une procédure de travail ?

Une procédure de travail, à ne pas confondre avec un processus, se réfère à la manière d’effectuer une action dans une entreprise. Elle permet d’organiser et de formaliser une tâche spécifique en :

  • Déterminant des objectifs précis,
  • Désignant la ou les personnes responsables de sa mise en œuvre,
  • Expliquant les différentes étapes, la méthode et les moyens à utiliser,
  • Donnant des dates butoirs.

À noter : la procédure de travail présente la façon de procéder, mais on réserve généralement le déroulement détaillé de chaque étape à un autre document, le mode opératoire ou les instructions de travail.

Pour aller plus loin : consultez notre article sur les différences entre processus et procédure.

Pourquoi est-il important de soigner ce document ?

Informée, complète, compréhensible, claire… La procédure est un document à soigner car elle va être lue par plusieurs collaborateurs et dans différents services, et doit être comprise par chacun pour assurer le bon déroulement de l’action.

Prenez le temps de réfléchir tant à son fond qu’à sa forme, comme nous l’expliquons dans notre article de blog dédié à la rédaction de la procédure de travail. Avant de la partager, vérifiez qu’elle explique clairement la marche à suivre, étape par étape, qu’elle contient toutes les informations indispensables, et jetez un dernier œil à la mise en page.

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Quelques astuces pour une procédure réussie

Il existe certaines astuces pour réussir vos procédures de travail !

Par exemple :

  • Comprendre la différence entre processus et procédure de travail, pour partir sur de bonnes bases,
  • Déterminer des objectifs précis,
  • Faire sa petite enquête auprès des métiers impliqués dans le déroulement des étapes,
  • Anticiper d’éventuelles contraintes,
  • Impliquer vos collaborateurs dans la rédaction et la révision du document,
  • Inclure des éléments visuels (captures d’écran, dessins), ou opter pour un format plus percutant (logigramme, vidéo),
  • Et, bien sûr, se munir des meilleurs logiciels pour faire des procédures de travail efficaces !

4 logiciels utiles pour faire des procédures de travail

Le principal atout d’un logiciel pour faire des procédures de travail

Il existe de nombreux logiciels pour faire des procédures de travail, notamment dits BPM (Business Process Management). Le point commun des quatre outils ci-dessous réside en leur simplicité d’utilisation et leur polyvalence !

En effet, ils ne nécessitent aucune connaissance spécifique en management, graphisme ou vidéo, et c’est ce qui les rend indispensables.

GitMind

GitMind, logiciel pour faire des procédures de travail.

GitMind est un outil de carte mentale et de brainstorming pratique dans de nombreuses situations, au travail comme au quotidien.

Pourquoi adopter ce logiciel ? Pour réfléchir à votre procédure, mais également pour la formaliser, avec un logigramme par exemple.

Ses avantages :

  • Utilisation très intuitive — possibilité de faire glisser les étapes de façon à obtenir le résultat désiré,
  • Option de partir d’un modèle et de le personnaliser,
  • Logiciel parfait pour faire preuve de créativité,
  • Insertion d’images, de notes ou de liens,
  • Travail en équipe ou partage d’un lien pour obtenir l’avis d’un collaborateur.

Son prix :

  • Version gratuite (10 cartes mentales) ou abonnement mensuel à partir de 9 € par mois.

Canva

Canva, outil pour faire des procédures de travail.

Canva est une plateforme de conception graphique qui reste accessible aux débutants. Elle permet de créer des vidéos et des supports visuels très variés, et ce rapidement grâce à une bibliothèque de modèles attractive.

Pourquoi adopter ce logiciel ? Pour faire des procédures de travail originales et claires, avec différents formats !

Ses avantages :

  • Simplicité d’utilisation,
  • Vaste palette de designs et de modèles pour vos procédures de travail — diagrammes de flux, logigrammes, infographies de processus, check-list et bien d’autres,
  • Organigrammes personnalisés avec un grand choix de polices et de couleurs,
  • Travail collaboratif, idéal pour impliquer vos collègues dans la création de ce document,
  • Milliers d’icônes disponibles,
  • Options de partage en image ou grâce à lien qui permet de visualiser ou de modifier la procédure.

Son prix :

  • Version gratuite ou à partir de 109,99 € par an (jusqu’à 5 personnes).

Prezi Design

Prezi, outil pour faire des procédures de travail.

Prezi est un outil de présentation qui a pour but de se détacher du modèle classique des diapositives.

Pourquoi adopter ce logiciel ? Ce qui nous intéresse ici, c’est le produit Prezi Design, qui permet d’imaginer du contenu visuel original — cartes, infographies, affiches — et notamment des organigrammes pour rédiger vos procédures de travail.

Ses avantages :

  • Glisser-déposer pour une manipulation facile,
  • Possibilité de créer des organigrammes, de les personnaliser — couleurs, formes — et de les animer,
  • Outil idéal pour mettre en avant l’identité visuelle de son entreprise et élaborer des procédures en phase avec ses autres documents,
  • Multiples options de téléchargement et de partage, en image ou en ligne pour une version animée, en privé ou en public,
  • Ce logiciel permet de faire une procédure efficace mais peut aussi servir à la présenter à ses équipes de façon captivante (Prezi Present).

Son prix :

  • Il existe plusieurs abonnements — gratuit, que nous vous conseillons pour tester l’outil, ou Basic à partir de 10 € par mois.

Snagit

Snagit, logiciel pour faire des procédures de travail.

Snagit est un outil de capture d’écran de TechSmith, parfait pour créer des instructions visuelles pour différents sujets.

Pourquoi adopter ce logiciel ? Pour faire des procédures de travail ou les expliquer de façon claire à vos collaborateurs !

Ses avantages :

  • Ce logiciel pour faire des procédures ne nécessite aucune compétence professionnelle,
  • Interface intuitive,
  • Annotations pour vos captures d’écran (images),
  • L’outil Étape qui permet d’insérer une série de chiffres ou de lettres, ou d’intégrer des symboles (cercles, carrés) avec un texte,
  • Trois possibilités : effectuer une capture d’écran, faire un screencast ou créer une vidéo à partir d’images,
  • Nombreuses ressources à disposition — tutoriels et centre d’aide.

Son prix :
Tarif unique de $62.99 pour une licence d’utilisation, avec une année de maintenance. Il existe une version gratuite qui permet d’essayer ce logiciel et de commencer à faire des procédures le plus rapidement possible.

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Ryan Knott

TechSmith Marketing Content Specialist and manager of the TechSmith Blog. More than 25 years of communications and marketing experience. Geek. Science and sci-fi enthusiast. Guitar player. On a mission to pet all the dogs. He/him. A few things about me: 1) Mildly (or not-so-mildly) obsessed with the movie Alien, 2) two rescue pibbles (Biggie and Reo), and 3) friend of ducks everywhere. Ask me about my seven+ years as a roller derby coach.

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