Comment animer une réunion efficace

Une rencontre entre collaborateurs doit être productive ; c’est même indispensable pour éviter de tomber dans le piège de la réunionite !

Dans cet article, nous vous expliquons comment bien animer une réunion et abordons les sujets suivants :

• Différents types de réunions de travail,
• Astuces pour animer une réunion efficace,
• 5 méthodes innovantes à tester,
• 3 outils digitaux pratiques à adopter.

Suivez ces conseils pour faire de vos réunions un succès !

Quel type de réunion choisir ?

Une réunion doit, par définition, être efficace. Et, pour cela, vous devez bien comprendre son objectif !

Il existe différents types de réunions, par exemple :

• Une réunion d’information : celle-ci a pour but de renseigner votre audience, lui communiquer un message ou une information clé — actualité de l’entreprise, bilan de l’année, changement d’organisation interne, etc.

• Une réunion créative ou collaborative : vise à réunir les collaborateurs pour échanger et rassembler leurs forces afin de développer une idée ou dans le cadre d’un projet.

• Une réunion de prise de décision : l’objectif de cette réunion est clair ; il s’agit d’arriver à une décision ensemble ! La problématique doit être explicite, les participants avertis.

Chaque réunion n’est pas indispensable : à vous de vous poser les bonnes questions avant de l’organiser et de déterminer la meilleure façon de la remplacer.

Si vous la maintenez, nous vous recommandons de soigner sa préparation et de suivre nos conseils pour mener une réunion efficace.

Comment animer une réunion de façon productive ?

Savoir comment animer une réunion est clé pour échapper au problème de réunionite, fréquent en entreprise.

Limiter le temps et le nombre de participants

En principe, une réunion efficace doit rester courte — 37,5 min pour un rendez-vous qui aurait duré 1h, selon une étude américaine — et ne compter que 8-10 personnes.

Si ces chiffres vous semblent utopiques, vous remarquez qu’avec un minimum de préparation et en n’invitant que les personnes directement concernées, ils deviendront plus réalistes !

Rédiger une feuille de route

Fixer un ordre du jour permet de mener une réunion efficace.

Une feuille de route comprend généralement ces éléments :

• Heure de début et de fin de la réunion,
• Participants et intervenants,
• Objectif,
• Thèmes à aborder,
• Dans quel ordre et à quel moment,
• Temps dédié aux questions-réponses.

Vous devez l’envoyer aux participants quelques jours avant la réunion pour qu’ils puissent réfléchir à leur contribution.

Commencer à l’heure et contrôler la prise de parole

Savoir comment animer une réunion, c’est aussi savoir comment gérer les participants !

La première bonne pratique est de commencer à l’heure, par respect pour les personnes qui le sont.

La deuxième bonne pratique est d’essayer d’équilibrer la prise de parole, par exemple en faisant un tour de table ou en déterminant les rôles de chacun à l’avance — ce qui permet d’impliquer même les personnes les plus réservées.

Utiliser la technologie à bon escient

Les outils technologiques nous aident à mener des réunions plus efficaces. C’est le cas de PowerPoint et d’autres logiciels de présentation, mais aussi d’outils de sondage ou de création d’ateliers.

Pour en maximiser les bénéfices, il convient de les utiliser de façon pertinente et avec un but précis, pas seulement pour faire preuve d’originalité, et d’apprendre à les maîtriser avant le jour J.

Filmer votre réunion et rédiger un compte-rendu

Votre réunion en comité restreint pourrait intéresser d’autres collaborateurs — ceux qui n’ont pas pu y assister ou qui n’étaient pas dans l’obligation de le faire.

C’est toute l’utilité d’un compte-rendu, qui rappelle les grandes lignes de cette rencontre et fait part de sa conclusion.

Une bonne idée peut aussi être de filmer votre réunion — ou de l’enregistrer si celle-ci est virtuelle — avec un outil comme Camtasia. Vous pourrez ainsi la partager (en plus du compte-rendu) dans son intégralité.

5 méthodes innovantes pour mener une réunion efficace

Il existe certaines méthodes innovantes pour briser la glace et mener des réunions aussi efficaces qu’originales !

Pecha Kucha

« Pecha Kucha » signifie « bavardage » en japonais. A priori, rien de très productif, et pourtant. Cette méthode consiste en une présentation ou un argumentaire oral accompagné de 20 diapositives limitées à 20 secondes chacune.

Convaincre son audience en un temps record — 6 minutes et 40 secondes — incite donc à bien choisir ses mots et ses images tout en faisant preuve de dynamisme.

Réunions debout

La réunion « stand up », comme son nom l’indique, se passe debout. C’est une façon décalée de raccourcir le temps du rendez-vous et de tenir les participants éveillés.

Pourquoi pas avec 2 minutes d’étirements avant que chacun retourne à son bureau ?

Autre alternative encore plus active : la réunion « walking » !

6 chapeaux de la réflexion

Cette méthode, imaginée par le psychologue Edward de Bono, consiste à soumettre une idée ou une problématique, puis de l’étudier à travers 6 filtres, ou chapeaux, de couleur différente. Ceux-ci, que tout le monde porte à tour de rôle, représentent l’organisation, la neutralité, l’optimisme, le pessimisme, les émotions et la créativité.

Un concept parfait pour aller plus loin dans sa réflexion et favoriser l’intelligence collective.

Réunions optionnelles

Ce concept de réunion est moins original mais tout aussi efficace ! Les personnes y assistent si elles le souhaitent et si elles en ont le temps, tout simplement.

Lieu insolite

Savoir comment animer une réunion, c’est aussi parfois sortir des sentiers battus. Pourquoi pas en quittant les locaux ?

Se réunir dans un café, un parc ou un autre lieu plus insolite permet d’engager votre audience, de libérer sa créativité grâce à l’atmosphère casual, et d’introduire un peu de team-building.

3 outils pour bien piloter une réunion

Comment animer une réunion avec Camtasia ?

Avec Camtasia, logiciel d’enregistrement d’écran et de montage vidéo, vous pouvez :

• Créer une vidéo captivante, d’une ou deux minutes, pour envoyer l’ordre du jour,
• Transformer votre PowerPoint en vidéo,
• Filmer la réunion et en faire un montage en guise de feuille de route,
• Entre autres !

Comment animer une réunion avec Klaxoon ?

Klaxoon, solution digitale, répond à la question « comment animer une réunion » avec brio.

Tableau blanc virtuel, compte-rendu automatique, questionnaires, nuages de mots sont certaines des fonctionnalités qui permettent une plus grande collaboration et une prise de décisions plus simple — à distance ou en présentiel.

Comment animer une réunion avec Padlet ?

Animer une réunion efficace avec Padlet, un mur virtuel original et « fun », paraît plus facile !

Choisissez un papier peint, faites glisser un fichier ou des images, rédigez un titre et une description sur différents sujets, entre autres options pratiques.

Vous pouvez créer un lien privé, l’envoyer à vos collaborateurs et le paramétrer et, pour finir, exporter votre mur sous la forme d’une image ou d’un fichier PDF.