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Comment créer un manuel d’utilisation rapidement?

Tâche administrative, mission informatique ou travail manuel : créez un manuel d’utilisation pour guider vos...

Votre manuel d’apprentissage guide les salariés à travers les étapes de leur formation professionnelle.

Tâche administrative, mission informatique ou travail manuel : créez un manuel d’utilisation pour guider vos collaborateurs à travers les étapes de leur formation professionnelle… et gagner du temps.

Un manuel d’utilisation peut prendre différentes formes. La création de supports dédiés à l’explication de processus complexes est parfois chronophage. Cependant, avec l’émergence des nouvelles technologies et le changement des « workflows », savoir créer un guide de formation professionnelle rapidement est devenu indispensable.

Vous souhaitez réaliser dès maintenant un guide utilisateur et permettre à vos collègues de maîtriser les outils de votre entreprise à la perfection ? Découvrez comment créer un manuel d’utilisation optimal en toute simplicité.

1. Définissez l’objectif de votre manuel de formation

Si vous dédiez votre guide de formation au pilotage d’un hélicoptère, vous aurez plus de travail que si vous le consacrez à l’utilisation d’un ouvre-boîte. Veillez donc à choisir un sujet de formation professionnel réaliste et approprié. Autrement dit, vous devez pouvoir apprendre à quelqu’un comment accomplir parfaitement une tâche en quelques étapes.

Bonne nouvelle ! Vous pouvez créer très rapidement un guide utilisateur qui montre comment réaliser un travail administratif, informatique ou manuel. Vous le constaterez très vite : prendre un moment pour créer votre manuel vous fera finalement économiser un temps précieux. À l’arrivée de chaque nouvel employé, vous pourrez en effet le réutiliser plutôt que d’organiser une formation individuelle. En outre, votre guide utilisateur permet d’assurer la formation professionnelle des collègues lors de l’implémentation de nouveaux systèmes ou la réalisation de tâches occasionnelles.

Dans l’idéal, votre manuel d’utilisation ne comprend pas plus de dix étapes. À vous d’évaluer le volume de contenu nécessaire à la maîtrise du processus. Si la quantité d’informations vous paraît trop importante, n’hésitez pas à diviser le processus et à créer plusieurs manuels d’apprentissage.

2. Créez le contenu visuel de votre guide utilisateur

Une fois la thématique de votre manuel de formation définie, vous pouvez commencer à rassembler des éléments visuels. Cette étape est la clé du succès de votre guide. 

Si vous avez déjà suivi une formation professionnelle en ligne, vous connaissez sans doute l’impact de la communication visuelle. Les images jouent un rôle primordial dans la qualité de votre guide de formation. Les visuels aident les utilisateurs à atteindre leurs objectifs plus rapidement et à mémoriser les informations. Un contenu visuel haut de gamme montre clairement l’essentiel sans présenter d’éléments qui détournent l’attention de l’utilisateur ou prêtent à confusion. Les meilleurs visuels sont souvent les plus simples, c’est-à-dire sans informations superflues. Pour supprimer les aspects inutiles d’une image et obtenir un résultat épuré, vous pouvez par exemple utiliser notre logiciel Snagit.

Snagit de TechSmith vous permet de créer le contenu visuel de votre manuel d’utilisation.

3. Rassemblez des captures d’écran et images pour votre guide de formation professionnelle

Si le processus concerné par votre manuel d’utilisation est informatisé, réalisez rapidement une capture d’écran de chacune des étapes. Dans les autres cas, nous vous recommandons d’utiliser des photos ou des illustrations graphiques.

Vous pouvez importer les images non capturées avec Snagit très facilement dans le logiciel en allant dans Fichier > Ouvrir, puis en les faisant glisser dans le Panneau des captures.

4. Optimisez les images de votre manuel d’utilisation

Pour optimiser vos captures d’écran et autres images, vous pouvez ajouter des annotations comme des flèches, des formes ou des légendes. Pensez par ailleurs à masquer les informations inutiles et à supprimer les données confidentielles. 

Les outils de notre logiciel Snagit vous permettent de changer très facilement vos visuels. Vous éliminez ainsi tous les éléments accessoires et véhiculez le bon message. Découvrez comment modifier des images avec Snagit Editor. Préparez toutes vos images de sorte à pouvoir les intégrer directement à votre guide utilisateur.

5. Réalisez votre manuel de formation professionnel

La création d’un manuel d’utilisation est parfois fastidieuse. Si vous avez déjà essayé d’ajouter des images à un document, quelle que soit sa nature, les problèmes de dimension et autres défis liés au formatage ne vous sont probablement pas inconnus. 

La fonctionnalité Combiner des images de Snagit vous facilite la vie. Avec cet outil, vous sélectionnez les images que vous souhaitez ajouter à votre guide de formation professionnelle, insérez du texte, modifiez l’ordre de votre contenu et l’optimisez en toute simplicité. 

Tout d’abord, sélectionnez vos images dans le Panneau des captures. Utilisez la touche Maj + clic pour choisir plusieurs visuels ou Ctrl + clic pour sélectionner des images séparément. Ensuite, faites un clic droit sur l’un des visuels sélectionnés et choisissez la fonctionnalité « Combiner des images ».

Combiner des images : choix des images à combiner

Utilisez « Combiner des images » pour définir l’ordre de vos visuels en cliquant dessus, puis en les faisant glisser. 

Enfin, passez aux étapes suivantes si besoin.

  1. Ajoutez des descriptions ou des instructions à vos images.
  2. Faites le choix d’un titre de couverture et optez pour l’orientation portrait ou paysage.
  3. Sélectionnez :
    • Une combinaison de polices et de couleurs,
    • Une couleur pour le canevas, c’est-à-dire l’arrière-plan (nous vous recommandons le blanc),
    • L’option de numérisation des étapes si vous le souhaitez et une couleur dédiée aux repères des étapes.
  4. Cliquez sur « Combiner » pour terminer l’assemblage de votre guide de formation.

Combiner des images : personnalisation des images

Snagit regroupe ensuite automatiquement vos images et vos textes en un seul document. Bravo, vous venez de créer votre guide ! 

Enregistrez une version de votre manuel d’utilisation au format PDF, idéal pour le partage. Vous pouvez également placer votre PDF dans SharePoint, le faire circuler via l’intranet de votre entreprise ou même l’imprimer pour le proposer à la lecture dans vos locaux.

Nous vous conseillons en outre d’enregistrer une deuxième version sous forme de SNAG pour pouvoir facilement actualiser votre manuel de formation. Ce format vous permet en effet de modifier le texte ou le contenu visuel de votre guide à tout moment.

Vous savez maintenant comment créer un manuel d’utilisation rapidement avec Snagit

La création d’un manuel d’utilisation n’est pas toujours rapide, notamment dans le cas de processus complexes. À vous de déterminer si la vitesse de production est une priorité. Cependant, créer un guide de formation rapide suffit souvent pour les tâches simples ou pour remplacer temporairement un manuel plus complexe en cours de création. Maintenant que vous savez comment créer un manuel de formation en quelques étapes, rassemblez vos éléments visuels, téléchargez la version d’essai de Snagit et lancez-vous.

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